작은 회사에서 일이 꼬이는 이유는 생각보다 단순합니다. 사람들이 일을 안 해서가 아니라, 누가 어디까지 책임지는지 명확하지 않기 때문입니다.  

조직행동 연구에서는 이런 상태를 ‘역할 모호성(role ambiguity)’이라고 부릅니다. 내가 무엇을 해야 하는지, 어디까지 책임지는지, 어떤 기준으로 평가받는지 알지 못하는 상태입니다. 역할 모호성이 높아지면 업무의 속도와 품질은 자연히 흔들립니다.  

특히 부서 간 협업이 필수적인 조직에서는 “내 역할”만 아는 것으로는 부족합니다. 내가 넘겨야 할 일, 받아야 할 일, 협업 부서가 처리해야 할 일이 함께 보이지 않으면 책임은 공중에 떠 버립니다.  

그래서 작은 회사의 업무분장은 단순히 부서별 ‘할 일 목록’을 만드는 작업이 아닙니다. 회사의 일이 어떤 흐름으로 굴러가는지 먼저 정리하고, 그 프로세스를 기준으로 조직을 재정비해야 비재무적·재무적 성과로 연결될 수 있습니다.  

군·경 조끼와 배낭을 제조하는 부천의 OO산업 컨설팅 프로젝트 핵심도 여기에 있었습니다. 

-업무를 새로 나누는 것이 아니라, 일의 흐름을 기준으로 책임을 눈에 보이게 만드는 것.
-직급을 다시 붙이는 것이 아니라, 각 단계에서 기대되는 역할을 현장의 언어로 정의하는 것.
-평가 시스템을 거대하게 만드는 것이 아니라, 대표님의 직관을 직원이 이해할 수 있는 기준으로 바꾸는 것.  

OO산업을 처음 방문했을 때 현장에서 가장 강하게 느껴진 기류는 바로 이 말이었습니다.   

이 회사는 입찰 공고가 뜨면 빠르게 대응하고, 낙찰이 나면 납품까지 속도를 내야 하는 조직입니다. 일이 없는 회사가 아니라, 오히려 일이 너무 많고 빠르게 돌아가다 보니 역설적으로 역할과 책임이 쉽게 흐려지고 있었습니다.  

바쁠수록 책임을 서로에게 미루는 현상이 심화되고 있었습니다.  

처음부터 부서별 업무분장표부터 만들지 않았습니다. 흔히 하는 방식이지만, 작은 회사에서는 십상 실패하기 때문입니다. 부서별로 일을 쪼개기 전에 반드시 먼저 봐야 할 질문이 있습니다. “이 회사의 일은 원래 어떤 흐름으로 굴러가는가?”  

OO산업의 업무 흐름을 분석해 다음 5단계로 단순화했습니다.  

기회 포착 → 제안/규격 대응 → 수주/계약 → 현장 실행(사양 확정·제조·검사·납품) → 사후 관리  

모든 업무가 이 흐름을 벗어나지 않도록 정렬하자 업무분장의 기준 자체가 달라졌습니다.   

“이건 어느 부서 일인가?”라는 소모적 질문이, “이 단계의 주관 부서는 어디이고, 협업 부서는 어디인가?”라는 건설적 질문으로 바뀐 것입니다.  

기존 업무분장표가 애매했던 또 다른 이유는 업무를 추상적인 ‘명사’로 썼기 때문입니다. ‘질의응답’, ‘입찰 관리’, ‘샘플 관리’, ‘납품 관리’ 같은 단어는 그럴듯해 보이지만 현장에서는 “그래서 내가 뭘 해야 하냐”는 질문이 다시 나올 수밖에 없습니다.  

그래서 OO산업의 업무는 구체적인 ‘동사형’으로 작성했습니다. 예를 들어 단순히 ‘질의응답’이라 적는 대신, [질의서를 작성하여 제출하고 접수증을 보관한다]처럼 누가 읽어도 무엇을 어떻게 해야 하는지명확히 보이도록 정리했습니다.  

또한 업무 흐름에 맞춰 주관과 협업 관계를 분명히 표기했습니다.  

-입찰·개찰: 조달지원부(주관) / 경영관리·영업부(협업)
-사양 동결 및 샘플 승인: 품질·기술부(주관) / 생산·디자인부(협업)  

이 정도의 구분만으로도 “이 단계의 주인은 누구냐”는 설전이 크게 줄어들었습니다. 일의 단계마다 주관 부서가 명확해지자 일 떠넘기기가 사라졌고, 직원들은 비로소 “우리 부서가 회사 전체 흐름에서 어떤 의미를 갖는지” 이해하기 시작했습니다.